Szabályzat

Általános Információk

A teremfoglalási rendszer a Kármán Tódor Kollégium (KTK) Mentor Gárdájának gondozásában áll, ahol a kollégiumban levő közösségi termek foglalási vannak nyilvántartva. A rendezvény bejelentés a termfoglalással együtt lehetséges, így a folyamat elindításához csak a teremfoglalást kell leadni. Amennyiben a foglalás adatai alapján rendezvény bejelentésre is szükség van akkor a foglalás automatikusan annak is lesz tekintve.

A teremfoglalási rendszer használatához KTKAccount szükséges. Belépés BME-s EDUID-vel vagy lokális accounttal lehetséges. A foglalások megtekinthetőek belépés nélkül is. Minden teremigénylést az oldalon kell leadni.

Az oldalon feltüntetett helyiségeket csak a Mentor Gárda jóváhagyásával használhatják a KTK hallgatói. A teremfoglalási rendszeren keresztül lehetősége van minden kollégiumi hallgatónak alkalmi társas összejövetelre, illetve rendszeres foglalkozásra igénylést benyújtani.

A rendszeres foglalások során a 2 órás limit lehetőséget biztosít, hogy ne egy csoport használja csak ki az adott termet egy napon belül, mivel sok öntevékenykör, szakosztály és csoport is használná. Azonban ha 2-3 nappal a rendszeresen foglalt időpont előtti/utáni idősávok szabadok a foglalás időtartama bővíthető egy-egy új eseti foglalással, így hosszabban is megtarthatók az rendszeres események.

Prioritások

• A rendezvény bejelentővel rendelkező rendezvények magasabb prioritásúak, mint a csak teremfoglalással lefoglalt termek.
• Öntevékeny körök, szakosztályok, nagyobb csoportok szakmai jellegű foglalásait a Mentor Gárda előnyben részesíti a kisebb létszámú, szórakozás jellegű rendezvényekkel szemben. Kisebb társaságok összejöveteleit csak leghamarabb 48 órával a rendezvény kezdete előtt lehet leadni, különben azok törlésre kerülnek a nagyobb rendezvények esetleges leadásának érdekében. 
• A kollégiumi területei elsődlegesen a kollégisták, és a kari rendezvények érdekeit szolgálják ki. Így minden olyan esetben, amely külsős vagy bármely BME-s, de nem elsődlegesen a kollégiumhoz tarzozó karokhoz köthető rendezvény lenne, ahhoz rendezvény bejelentő szükséges.

Költözési időszakokban nincs lehetőség rendezvények tartására és teremfoglalásra. Ezalól csak a köri gyűlések kivételek. minden más esetben a foglalások elutasításra kerülnek.

Általános szabályok

• Az oldalon megadott adatok valóságtartalmáért a foglalást leadó felel. A valótlan adatok meadása vagy szükséges adatok meg nem adása esetén bármilyen esemény megszakítható. 
• Esemény leírásánál tömören, de kellő részleteséggel meg kell fogalmazni, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, milyen programok várhatóak rajta. Minden olyan részletet fontos, ami segítheti az elbírálást végző Kollégiumi Mentor és ÉSZI munkáját. Minden kérdés esetben a rendezvény bejelentő szükséges!
• A főszervező csak KTK-ban lakó kollégista lehet, aki egyben kulcsfelelős is és vállalja a teljes körű felelősséget a teremmel és a rendezvénnyel kapcsolatban
• A főszervezőn kívül a rendezvényt egy segédszervező is segítheti, aki kulcsfelelős joggal is rendelkezik és lehet nem kollégista is
• Teremfoglalás leadására legkésőbb a rendezvény kezdete előtti 24 óráig van lehetőség. A Mentor Gárda semmilyen garanciát nem vállal arra, hogy az tárgynapot követő napra leadott igényeket időben elbírálja, emiatt célszerű legalább 2-3 nappal előbb leadni az igénylést. 
• A rendezvény bejelentők általános átfutási ideje 2 hét (de legalább 5 munkanap), így ha a foglalás rendezvény bejelentési szintet követelne meg, akkor utóbbi a minimális átfutási idő.
• Vendéglistát minden esetben a teremfoglaláshoz kell feltölteni az oldalon. A vendéglista feltöltésére és módosítására a rendezvény kezdetét megelőző 3 óra hosszáig van lehetőség. Vendéglista hiányában a rendezvény nem tartható meg.
• Minden résztvevő vendéget kötelező feltüntetni. A vendégeknek meg kell adnia a nevét és igazolvány számát.
• A megadott teljes és külsős létszámot nem szabad túllépni
• A rendezvényre történő bejutáshoz az egyéni vendégfogadás nem megengedett
• A kollégiumi szabályok alól a rendezvény bejelentő nem mentesít, azonban több lehetőséget biztosít
• Pót- és vizsgaidőszakban a teremfoglalás lehetséges, azonban a rendezvények csak korlátozottan kerülhetnek megtartásra

Létszámra az alábbi definíciók érvényesek:

• teljes létszám: felelős személy/főszervező+segédszervező+összes vendég
• összes vendég: kollégista vendégek+külsősök
• külsősök: nem kollégista személyek

Rendezvény bejelentő és teremfoglalás menete

Bejelentő leadása a teremfoglalásssal egyeszerre történik. Amennyiben egy esemény a bejelentő kategóriába esne, úgy onnantól aként lesz kezelve. 

Foglalás menete:

1. Ellenőrizd, hogy szabad-e a terem. Ha igen, kattintsatok az új foglalásra és töltsetek ki a kért adatokat. 
   • Az Old's Club esetében a teremfoglalást megelőzően minden esetben egyeztessetek velük a terem elérhetőségével kapcsolatban és csak ezt követően adjatok le teremfoglalást az oldalon.
   • Az esemény leírásánál tömören, de kellő részleteséggel (főleg a kérdésesebb dolgokról pl.: tűzgyújtás helye formája vagy medence mérete, vízvétel és leeresztés menete) meg kell fogalmazni, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, milyen programok várhatóak rajta. Minden olyan részletet fontos, ami segítheti az elbírálást végző Kollégiumi Mentor és ÉSZI munkáját.
   • Számolj a terem átadás/átvétel, valamint a be- és kipakolás idejével. A kezdési és záróidőpontot ezek függvényében add meg. A foglalás ideje a teljes teremhasználati időt jelenti. Az esemény időpontja és teremfoglalás időpontja alapértelmezés szerinte megegyezik. Amennyiben ez különbözik a leírásba meg kell adni a rendezvény kezdetét és végét. Minden esti esemény rendezvény vége 04:00. A kapott kártyák napközbeni kártyáknak felelnek meg, így 04:00 utáni benttartózkodás büntetési díjas. 
2. Az oldal vagy a Mentorok a megadott adatok alapján eldöntik, hogy milyen kategóriájú az adott esemény (rendezvénybejelentős vagy csak teremfoglalás szintű). Probléma vagy kérdés esetén a főszervezőt megkeressük.
3. Ha bejelentő szükséges KEFIR-be felvezetésre fog kerülni a foglalás. Ennek menete:
   1. Terem tulajdonos jóváhagyása (pl.: az Old’s Club nagytermébe szervezett rendezvényeknél a Old’s Club főrendező)
   2. Mentorok előre átnézik, hogy formailag megfelel-e a foglalás
   3. GHK - amennyiben mindennek megfelel a GHK felvezeti a KEFIR rendszerbe, ezzel együtt jóvá is hagyja a rendezvényt
   4. Rendezvény főrendezője (azaz önmagad) - A főrendezőnek KEFIR-ben jóvá kell hagynia a rendezvényt, hogy a felvezetett adatok helyesek, és ilyen módon tervezi megtartani a rendezvényt. Amennyiben ez nem teljesülne megszakad a folyamat
   5. Értékesítési és Szolgáltatási Igazgatóság (ÉSZI), Erőforrások Osztálya - Ha megfelelt a bejelentő az ÉSZI a KEFIR-en keresztül elfogadja a rendezvényt, erről értesíti a főrendezőt, GHK-t, Mentorokat. (Ebben a körben ellenörzik a biztonságtechnikát is, azaz a tűzvédelmilek, vagyonvédelmileg megfelel-e.)
   6. Kollégiumi Üzemeltetés (létesítményvezető, UNI-FM Üzemeltetési Kft.) - Ha a rendezvény kezdetéig nem talál kivetni valót az üzemeltetés nem jelezz vissza, amennyiben igen, úgy aszerint kell módosítani a bejelentőt
   7. Mentor - Ha az ÉSZI-ről megérkezik az elfogadás, illetve üzemeltetés időközben nem jelez a Mentor Gárda elfogadja a teremfoglalást és a rendezvényt, amennyiben az összeegyeztethető a kollégiumi együttélés szabályaival
4. Ha nem szükséges bejelentő abban az esetben csak a Mentor Gárda jóváhagyása szükséges.
5. Ha mindenki elfogadta megtartható a rendezvény

Mikor szükséges rendezvény bejelentő?

Egy esemény bejelentő szükségessége nem csak a létszámtól függ. Fontos pont az esemény jellege, a bejelentő információk, valamint az esemény leírás is. Mentorok minden esetben ellenörzik a megadott adatok alapján a foglalást, hogy szükséges-e bejelentő vagy sem. Minden kérdés esetben a rendezvény bejelentő elkészítése szükséges! Probléma vagy kérdés esetén a főszervezőt megkeressük. Késve leadott foglalás, amiről később derül ki, hogy bejelentő kategóriába esne, elutasításra kerül. 

Nem bejelentő például: társaseset, előadás, kisebb összejövetel egy kisebb kézi hangfallal, palacsintázás, sörpong (hangosítás és hangoskodás nélkül). 

Esemény jellege

• Rendezvények 50 főig: Ha a teljes létszám nem haladja meg az 50 főt, illetve a terem szabályai nem szigorúbbak, akkor a rendezvényhez nem jön létre bejelentő. Fontos, hogy nem csak a létszám szabályozza, hogy bejelentős-e egy esemény, így ha a rendezvény buli jellegű, azaz jelentősebb hangerővel, nagyobb alkoholfogyasztással, esetleg kereskedelmi tevékenységgel, bármilyen tűzgyújtással vagy hasonlóval jár 50 fő alatt is kötelező a bejelentő. Minden résztvevő fel kell tűntetni vendéglistán.
• Rendezvények 50 fő felett: Ebben az esetben biztosan bejelentős az esemény. Vendéglistán elegendő csak a külsős, nem kollégista vendégek nevét és igazolvány számát feltölteni a foglaláshoz.
• Hallgatói csoportok gyűlései és belsős szakmai rendezvényei: Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és azok belsős szakmai rendezvényei esetén (előadások, oktatások melyeken csak a kör- vagy szakosztály tagok vesznek részt) létszámtól függetlenül nem kell hozzá bejelentő. Bármilyen egyéb eset (pl.: közös étkezés, társasozás, tagtoborzó) nem felel meg az "Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és belsős szakmai rendezvényei" pontnak. Az összes vendég nevét és igazolvány számát fel tölteni a leadott foglaláshoz.

Bejelentő információk
Másik fontos pont a bejelentő információkban taláható pontok. Ezek nagyban módosítják, hogy szükséges-e az eseményre bejelentő vagy sem. Ha ezen pontok bármelyike teljesül nagy eséllyel bejelentős az esemény.

• Tervezett összes vendég száma: Itt kell megadni hány főre számítottok összesen
• Tervezett külsős vendégek száma: Itt kell megadni az összes vendégből hány külsőssel számoltatok. Ha az arány jelentősen a külsősök irányába tolódik (pl. 70%-ot is meghaladja) akkor biztosan bejeletőre szorul. (Ez nem vonatkozik a Hallgatói csoportok gyűlései pontra)
• Ismeretlen külsősök vendáglistán (Külsős vendéglista): Ha biztosan nem lehet meghatározni pontos vendéglistát a résztvevőkről és ezek közül sokan külsős vendégek, vagyis egy nyílt esemény amely külön bejutással (nem forgóvillán keresztül) történik. Csak indokolt esetben érdemes bejelölni, csak azért mert van külsős is a vendéglistán nem szükséges ez.
• Alkoholárusítás: Ha kereskedelmi tevékenységet végeztek pl.: pult működtetése számlával.
• Hangosítás: Jelentős mértékű hangosítást akartok használni, amivel már az eseményen kívüli embereket is zavarhattok pl.: EV használata. (Egy kisebb hordozható hangfal nem halk zenével nem számít még.)
• Tűzgyújtás: Kültéren vagy beltéren terveztek-e tüzet gyújtani. Ha igen mindenképpen fog kelleni tervrajz az elhelyezésére. Ez utóbbit emailben később kérni fogjuk.
• Nagy hőfejlesztő használata: Kültéren vagy beltéren terveztek-e nagy hőfejlesztő eszközt használni pl.: grill, főzőlap. Ha igen mindenképpen fog kelleni tervrajz az elhelyezésére. Ez utóbbit emailben később kérni fogjuk.
• Füstgép használata: Terveztek-e füstgépet használni az eseményen
• Lezárás szükséges: Az Aula vagy az Old's Club esetén lehetséges lezárás, így vendéglista és forgóvillán áthaladás nélkül lehet tartani eseményt. Ilyenkor biztonsági őröket kötelezően kell alkalmazni. Ezzel kapcsolatban az Üzemeltetést kell keresni. A biztonsági őrzés extra szolgáltatás, amelyet díját az esemény szervezőjének kell megtéritenie.

További esetek bejelentő szükségességére

• 50 fő feletti rendezvényeket, valamint az Old’s Club nagyterembe szervezett programok
• HK udvarra tűzgyújtás, medence felállítás, hang/fénytechnika használata és egyéb ezekhez hasonlatos közösségi események esetén 
• Aula elkerítéses lezárásakor, illetve nagyobb események, előadások során
• Öntevékenykörök, szakosztályok feladatait elősegítő használathoz a bejelentő nem szükséges elég csak a teremfoglalás (pl.: gólyatábori előkészületekhez, belsős oktatás), de rendezvényekhez szintén szükséges a bejelentő (pl.: SLIP állomásos vetélkedő, előadás). 

Termek, helyszínek átvétele/visszaadása

Nem rendezvény bejelentős esetben: A helyszín kulcsát a főszervező vagy az esetlegesen segédszervező a portán felveheti a foglalás kezdetének időpontjában, a kulcsfelvételi lap kitöltése után. A felelős személy köteles átnézni a termet a kulcsfelvétel után. Ha problémát tapasztal, azt le kell jeleteni a portán még a tényleges kezdés előtt. Különben az adott foglalóra róhatóak az esetleges rongálás eredményei, máskülönben pedig az előzőre. A rendezvény végeztével a terem kulcsát bármelyik résztvevő leadhatja a kulcsfelvételi lap ismételt kitöltésével.  

Rendezvény bejelentő köteles esetben: A főszervezőnek vagy segédszervezőnek a kezdés időpontban a portán meg kell jelenni. Fontos, hogy az átadás/átvételre hadjatok időt. A 009, 018 és 919 termek esetén a teremkulcsot és a termet; az Old’s Club nagyterem esetén a terem előtti folyosórészt és a mosdókat; Aula esetén a földszintet át kell venni a portától. Az Old’s Club nagyterem foglalásakor a teremet és a teremkulcsot az Old’s Club főrendezőjétől kell átvenni.

A rendezvény végeztével a főrendezőnek vagy a segédszervezőnek a teremkulcsot és a termet, vagy a folyosórészt és a mosdókat, vagy a földszintet vissza kell adni a portának a megadott időpontig. Az Old’s Club nagyterem esetén a teremet és a kulcsot az Old’s Club főrendezőjének kell visszaszolgáltatni.

Foglalás módosítása

Lehetőség van a már leadott és elfogadott foglalás módosítására. Ehhez a foglalásaim fülön „Edit” ikonra kell kattintani. A módosítás elvégzése után a foglalás „Megváltoztatva” állapotba kerül, amelyet egy mentornak ismét el kell fogadnia. Fontos, hogy a bejelentőt is megváltoztató módosítások esetében az átfutási idő is újraindul mindenkin. Csak vendéglista módosításánál a foglalás státusza nem fog változni (elfogadott esetben elfogadott, függő esetben függő marad).

Foglalás törlése

Foglalást bármikor lehet törölni, így időpont szabadítható fel mások számára.  Rendszeres esemény törlésénél lehetőség van csak egy kiválasztott időpontot törölni, de akár az összes foglalási időpont is lehet törölni a félévről.

Bármilyen kérdés esetén keressetek minket!

Email: mentor@ktk.bme.hu