Teremfoglalási Információk

Kármán Tódor Kollégium teremfoglalási tájékozatója

A teremfoglalási rendszer a Kármán Tódor Kollégium (KTK) Mentor Gárdájának gondozásában áll, ahol a kollégiumban levő közösségi termek foglalási vannak nyilvántartva.

 

A Mentor Gárda által kezelt termek

Az alábbi termeket csak a Mentor Gárda jóváhagyásával használhatják a KTK hallgatói. A teremfoglalási rendszeren keresztül lehetősége van minden kollégiumi hallgatónak alkalmi társas összejövetelre, illetve rendszeres foglalkozásra igénylést benyújtani. Mindegyik terem eltérő méretű, más-más jellegű esemény lebonyolítására alkalmas, ezért a vendégek létszámánál figyelembe kell venni a termek befogadó képességét!

	Terem jellemzői	Rendszeres események maximális hossza
018 Könyvtár	A kollégium könyvtárát előszeretettel használják zenei gyakorlásokra a kollégisták, de a terem alkalmas kisebb, szolid beszélgetős összejövetelekhez is. A könyvtárban található egy zongora, amit bármelyik foglaló használhat.	2 óra hossza
009 Földszinti Hallgatói Klub	A földszinten található nagy terem asztalokkal, székekkel és projektorral alkalmas nagyobb összejövetelek lebonyolítására. Általában közösségek használják rendszeres gyűlésekre, de ez a terem ad helyet különféle kis létszámú sporteseményeknek is (például Zumba, Jóga, Köredzés stb.). A terem egyik nagy előnye, hogy a földszinten van, így a benne tartott rendezvény kevésbé zavarhatja a kollégium lakóit.
919 Tetőtéri Teraszos Társalgó	A kilencedik emeleten található terem saját tetőterasszal rendelkezik. Fedett része kisebb, mint a földszinti 009-es teremé, de itt is kényelmesen elfér asztalokkal és székkel együtt egy komolyabb társaság. Általában közösségek használják rendszeres gyűlésekre. A terem hátránya, hogy kollégiumi szobákkal szomszédos, emiatt egy zajosabb rendezvény könnyen zavarhatja a közelben lakókat.

 

A teremfoglalás általános szabályai

A teremfoglalási rendszer használatához KTK Account szükséges, mely a KTK Számítástechnikai Szakosztályától igényelhető a http://login.ktk.bme.hu oldalon keresztül. A rendszerben lévő foglalások megtekinthetőek KTK Account nélkül is. Minden teremigénylést az oldalon kell leadni.

Az oldalon megadott felelős személy, valamint a rendezvény bejelentő papíron szereplő főrendező csak a KTK-ban lakó kollégista lehet, aki egyben kulcsfelelős is és vállalja a teljes körű felelősséget a teremmel és a rendezvénnyel kapcsolatban. Mind az oldalon, mind pedig a rendezvény bejelentőn lehetőség van egy kulcsfelelős joggal rendelkező segédszervező megadására, aki lehet nem kollégista személy is. Csak ők vehetik át a termet a teremkulccsal vagy a helyszínt.

Az oldalon megadott felelős személynek, valamint a rendezvény bejelentőn szereplő főrendezőnek ugyanazon személynek kell lennie. Ez vonatkozik az esetlegesen megadott segédszervezőre is.

Teremfoglalás leadására legkésőbb a rendezvény kezdete előtti 24 óráig van lehetőség. A Mentor Gárda semmilyen garanciát nem vállal arra, hogy az tárgynapot követő napra leadott igényeket időben elbírálja, emiatt célszerű legalább 2-3 nappal előbb leadni az igénylést.

Ha a rendezvényhez bejelentő szükséges, a teremet abban az esetben is le kell foglalni, még a rendezvény bejelentő elkészítése előtt. A bejelentő engedélyeztetésének folyamatát lásd a „Rendezvény bejelentő elkészítésének menete” pont alatt.

Rendezvény bejelentő generálására az oldalon lévő „Rendezvény bejelentő” lapon van lehetőség. A továbbiakban csak ezt a felületet lehet használni a bejelentők elkészítésére.

A rendezvény bejelentő Üzemeltetővel való aláírattatására legkésőbb az eseményt megelőző héten szerdán 9-12 óra között van lehetőség a KTK földszintjén. Így a bejelentő intézése előtti teremfoglalást ehhez időzítsétek!

A vendéglistát minden esetben a teremfoglaláshoz kell feltölteni az oldalon. A vendéglista feltöltésére és módosítására a rendezvény kezdetét megelőző 3 óra hosszáig van lehetőség. A végleges vendéglista mindig a foglalásnál a rendezvény kezdetét megelőző 3 órával fent lévő lista lesz, ezen módosítani a későbbiekben már nem lehet. Vendéglista hiányában a rendezvény nem tartható meg.

Teremfoglalásnál és rendezvény bejelentésnél az alábbi definíciók érvényesek:

• teljes létszám: felelős személy/főszervező+segédszervező+összes vendég
• összes vendég: kollégista vendégek+külsősök
• külsősök: nem kollégista személyek

Papíros rendezvényeknél elegendő csak a külsős vendégek nevét és igazolvány számát feltölteni a leadott foglaláshoz. Egyéb rendezvényeknél az összes vendég nevét és igazolvány számát meg kell adni.

A vendéglista feltöltésekor és a rendezvény alatt is a bejelentőn megadott teljes és külsős létszámot nem szabad túllépni.

A rendezvényre történő bejutáshoz az egyéni vendégfogadás nem megengedett.

Minden hallgató egyszerre maximum két ismétlődő és két eseti eseményre adhat le igénylést.

Öntevékeny körök, szakosztályok, nagyobb csoportok szakmai jellegű foglalásait a Mentor Gárda előnyben részesíti a kisebb létszámú, szórakozás jellegű rendezvényekkel szemben. Kisebb társaságok összejöveteleit csak leghamarabb 48 órával a rendezvény kezdete előtt lehet leadni, különben azok törlésre kerülnek a nagyobb rendezvények esetleges leadásának érdekében. 

 

Rendezvények 50 főig

Ha egy rendezvényen a teljes létszám nem haladja meg a 50 főt, akkor a rendezvényhez nem szükséges rendezvény bejelentőt intézni, csak a termet kell lefoglalni az oldalon. 50 főig terjedő rendezvényeknél minden esetben az összes vendég nevét és igazolvány számát fel kell tölteni a leadott foglaláshoz.

 

Rendezvények 50 fő felett, vagy az Old’s Club nagyteremben, Aulában, HK udvaron

Ha egy rendezvényen a teljes létszám meghaladja a 50 főt, vagy az esemény az Old’s Club nagyteremben, Aulában, HK udvaron van, akkor a terem lefoglalását követően rendezvény bejelentőt is készíteni kell. A bejelentő elkészítésének és engedélyeztetésének folyamatát lásd a „Rendezvény bejelentő elkészítésének menete” pont alatt. Ekkor elegendő csak a külsős, nem kollégista vendégek nevét és igazolvány számát feltölteni a leadott foglaláshoz.

 

Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és belsős szakmai rendezvényei

Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és azok belsős szakmai rendezvényei esetén (előadások, oktatások, melyeken csak a kör- vagy szakosztály tagok vesznek részt), elegendő a termet lefoglalni az oldalon, rendezvény bejelentő elkészítése ekkor nem szükséges. Ebben az esetben az összes vendég nevét és igazolvány számát fel tölteni a leadott foglaláshoz.
Tagtoborzó esetén rendezvény bejelentő elkészítése szükséges. 

 

Rendezvény bejelentő elkészítésének menete

50 fő feletti rendezvényeket, valamint az Old’s Club nagyterembe, az Aulába vagy a HK udvarra szervezett programokat minden esetben rendezvény bejelentővel kell engedélyeztetni. Az említett termeket és helyszíneket mindig le kell foglalni a oldalon, még a bejelentő elkészítése előtt.

A terem lefoglalását követően a bejelentőt a teremfoglalási oldal „Rendezvény bejelentő” fülén kért adatok megadásával lehet legenerálni és pdf formátumban lementeni. A bejelentőt az Old’s Club nagyterem foglalása esetén 4 darab, egyéb esetben 3 darab példányban kinyomtatva kell elvinni és aláírattatni az alábbi személyekkel a lenti sorrendben:

1. Old’s Club főrendező: a Kármán Tódor Kollégiumban érhető el a szobájában (csak az Old’s Club nagytermébe szervezett rendezvényeknél kell az aláírását kérni)
2. GHK elnök: a Kármán Tódor Kollégiumban érhető el a szobájában
3. Grizák Máté Zalán – Hallgatói Szolgáltatási Igazgatóság, Erőforrások Osztálya: irodája a Vásárhelyi Pál Kollégium földszintjén a B épületszárny forgóvillái előtt balra nyíló folyosó végén található
4. Komlósi Gábor – Kollégiumi Üzemeltetés (létesítményvezető, UNI-FM Üzemeltetési Kft.): irodája a Kármán Tódor Kollégium földszinti folyosójának végén található, ahol a bejelentők aláíratására szerdánként 9 és 12 óra között van lehetőség

A HK elnök és az Üzemeltető az aláírást követően 1-1 példányt elvesz. Az Old's Club nagytermének foglalása esetén 1 aláírt példányt vissza kell juttatni az Old's Club főrendezőjének. A megmaradt 1 példány a főszervezőnél marad, melyet szkennelt formában vissza kell küldeni Csiki Tibornak (csiki.tibor@mail.bme.hu) és a Mentor Gárdának (teremfoglalas@lists.ktk.bme.hu).

 

Termek, helyszínek átvétele/visszaadása

Nem rendezvény bejelentőhöz kötött eseményeknél a terem kulcsát a felelős személy vagy az esetlegesen megadott kulcsfelelős joggal rendelkező segédszervező a portán felveheti a foglalás kezdetének időpontjában, a kulcsfelvételi lap kitöltése után. A rendezvény végeztével a terem kulcsát bármelyik résztvevő leadhatja a kulcsfelvételi lap ismételt kitöltésével.  

Rendezvény bejelentő köteles eseményeknél a bejelentőn megadott főrendezőnek vagy segédszervezőnek a „Kezdés szervezőknek” időpontban a portán meg kell jelenni. A 009, 018 és 919 termek esetén a teremkulcsot és a termet; az Old’s Club nagyterem esetén a terem előtti folyosórészt és a mosdókat; Aula esetén a földszintet át kell venni a portától. Az Old’s Club nagyterem foglalásakor a teremet és a teremkulcsot az Old’s Club főrendezőjétől kell átvenni a „Kezdés szervezőknek” időpontig.

A rendezvény végeztével a főrendezőnek vagy a segédszervezőnek a teremkulcsot és a termet, vagy a folyosórészt és a mosdókat, vagy a földszintet vissza kell adni a portának a bejelentőn megadott „Esemény vége a szervezőknek” időpontig. Az Old’s Club nagyterem esetén a teremet és a kulcsot az Old’s Club főrendezőjének kell visszaszolgáltatni.

 

Új teremfoglalás leadása

• Új foglalási igény leadásakor a KTK Accounttal be kell jelentkezni a teremfoglalási rendszerbe.
   
• A Teremfoglalás fülön kiválasztható a kívánt terem és hét.
   
• Új foglalást a szabad helyeken található „Foglalás” linkekre kattintva lehet leadni.
   
• Meg kell adni az esemény nevét.
   
• Ki kell választani, hogy a rendezvényen résztvevők teljes létszáma:

  - 50 fő vagy kevesebb
  - több, mint 50 fő
  - öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és azok belsős szakmai rendezvényei

• A rendezvény kezdetének és zárásának időpontját kell kiválasztani, valamint azt, hogy egyszeri, vagy rendszeresen (hetente, két hetente, stb.) ismétlődő rendezvényre vonatkozik-e az igénylés.
   
• Az esemény leírásánál tömören meg kell fogalmazni, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, milyen programok várhatóak rajta. Minden olyan részletet fontos, ami segítheti az elbírálást végző Kollégiumi Mentor munkáját.
   
• A vendégek megadhatók egyesével, de a linken keresztül elérhető Excel kitöltésével is vissza lehet tölteni őket. A kitöltött Excelben ki kell jelölni a vendégeket adatokkal együtt, majd azok be kell másolni az üres szövegmezőbe. A Feltöltés gomb megnyomás után a vendégek adatokkal együtt megjelennek az oldalon.
   
• A teremfoglalási szabályok és információk tudomásul vétele után a foglalás leadható.
   
• Rendezvény bejelentőhöz kötött eseményeknél az oldal a foglalás leadása után átirányít a „Rendezvény bejelentő” fülre. A foglalásban megadott adatok egy részét a rendszer automatikusan átviszi a bejelentőre, melynek a teljeskörű kitöltés után legenerálható és kinyomtatható a szükséges példányszám.

Az igénylés leadása után a Mentor Gárda értesítő e-mailt fog kapni az teremfoglalási igényről és elbírálja azt. Döntésükről automatikus e-mailben tájékoztatnak, illetve a teremfoglalásos rendszerben is nyomon lehet követni a foglalást az „Állapot:” mezőnél.

 

Foglalás Módosítása

Lehetőség van a már leadott és elfogadott foglalás módosítására. Ehhez a „Teremfoglalás” fülön a foglalásnál lévő „Edit” ikonra kell kattintani. A módosítás elvégzése után a foglalás „Megváltoztatva” állapotba kerül, melyet egy mentornak ismét el kell fogadnia. Csak vendéglista módosításánál a foglalás státusza nem fog változni (elfogadott esetben elfogadott, függő esetben függő marad).

 

Foglalás Törlése

Foglalást bármikor lehet törölni, így időpont szabadítható fel mások számára. Ehhez a foglalásnál lévő piros x-re kell kattintani. Rendszeres esemény törlésénél lehetőség van csak egy kiválasztott időpontot törölni, de akár az összes foglalási időpont is lehet törölni a félévről.

 

Kapcsolatfelvétel más teremfoglalókkal

Előfordulhat, hogy egy fontos rendezvény megtartásakor a kívánt időpont már foglalt. Ilyenkor a teremfoglalásos rendszeren keresztül lehetőség van felvenni a kapcsolatot a már meglévő foglalás felelősével. Ehhez az adott foglalásnál lévő kis boríték ikonra kell kattintani, melyen keresztül e-mailt lehet küldeni az esemény főszervezőjének.